Los comunicados y las ruedas de prensa son dos de las acciones de gestión de prensa que puede llevar a cabo una organización –negocio, institución o emprendimiento– para hacer declaraciones, informar y/o tomar posición sobre hechos relevantes en su ámbito de acción.
Llevar a cabo una gestión de prensa exitosa aumenta las posibilidades de ganar espacios de exposición gratuitos para comunicar nuestros valores directamente en los espacios que ocupa nuestro público. Por ello es importante conocer las pautas para redactar comunicados de prensa y los pasos a seguir para llevar a cabo una rueda de prensa.
¿Qué es un comunicado de prensa?
Un comunicado de prensa es una declaración pública que realiza una organización, tiene como función informar novedades, inauguraciones o lanzamientos. También se realiza en situaciones o ante eventos conflictivos –ya sean internos o externos– para expresar de forma clara y sin dejar lugar a interpretaciones la posición de la organización.
Su uso es habitual en empresas e instituciones grandes, sin embargo, puede ser útil para emprendimientos y negocios locales, ya que su publicación no se limita a los medios de comunicación tradicionales sino que también se puede difundir a través de las redes sociales de las organizaciones.
¿Cómo se hace un comunicado de prensa?
Para redactar un comunicado de prensa se debe tener claro cuál es el mensaje que se quiere transmitir o la posición de la organización con respecto al evento. Debemos recordar que el comunicado de prensa habla directamente de los valores de la organización.
Por lo general hacen referencia a un evento actual, por lo que es muy importante actuar con celeridad. Cualquier retraso en hacer pública nuestra posición puede dar pie a malos entendidos, especialmente si se trata de un evento que ponga en crisis nuestra reputación.
Se redactan en primera persona. Lo ideal es escribir párrafos cortos, desarrollar cada idea por separado y evitar las repeticiones. Se debe evitar el uso de un lenguaje demasiado técnico ya que con los comunicados de prensa alcanzamos a un público que no necesariamente está familiarizado con nuestra industria.
¿Cuál es la estructura de un comunicado de prensa?
Para redactar un comunicado de prensa debemos seguir unas pautas sencillas y llenar la siguiente estructura:
- Identificación. Debe contener fecha y lugar de la publicación, logo de la organización que lo emite e incluir la expresión ‘Comunicado de prensa’ para que el periodista que lo recibe sepa inmediatamente de que se trata.
- Titular. El titular debe resumir en pocas palabras el evento, la información o la posición de la organización.
- Cuerpo. Esta sección expresa de forma concisa el mensaje de la organización frente al evento concreto.
- Firma y contacto. Corresponde a la identificación del departamento o vocero responsable del comunicado, así como sus datos de contacto: teléfonos y correo electrónico.
¿Cómo terminar un comunicado de prensa?
Un comunicado de prensa es una herramienta muy poderosa por la cantidad de público que alcanza, por ello siempre se debe finalizar con una instrucción clara para el receptor, una llamada a la acción o CTA –call to action– por sus siglas en inglés.
El CTA debe indicar la acción que la organización desea que ejecute el lector. Si se trata de un evento entonces el CTA puede ser ‘asiste’, si es un nuevo producto ‘pruébalo’, un lanzamiento ‘síguenos en redes sociales’ y así sucesivamente.
¿Qué debe tener un dossier de prensa?
Una práctica recomendable para llamar la atención de los distintos medios de comunicación es incluir un dossier en el envío de nuestro comunicado de prensa. El dossier es un documento o conjunto de documentos donde se resume la información relevante de la organización.
Nuestro dossier de prensa debe incluir:
- Reseña de la organización
- Sus valores y misión
- Descripción de sus productos o servicios
- Biografía resumida de las personas que están detrás de la organización
- Datos de contacto
Opcionalmente podemos incluir información legal o financiera que pudiera ser relevante para el público o necesaria para poner en contexto una información que se quiera comunicar.
En ocasiones nuestro dossier es nuestra tarjeta de presentación, por ello debemos incluir los elementos gráficos –logo, colores y tipografía– de nuestra organización.
Debemos cuidar que la información se encuentre bien distribuida en subtítulos que sean atractivos y faciliten su lectura.
Una tarea que debemos incluir en nuestro plan de gestión de prensa es revisar y actualizar nuestro dossier de prensa. Este documento es muy apreciado por los periodistas y encargados de medios de comunicación ya que les ahorra tiempo al momento de realizar una reseña y les brinda material para planificar entrevistas.
¿Qué es una convocatoria de prensa?
Una convocatoria de prensa es la invitación que se envía a los periodistas o medios de comunicación para que asistan a un evento, lanzamiento o rueda de prensa. Debe ser breve e indicar claramente cuál es el motivo de la convocatoria, su función es llamar la atención de los receptores para que asistan a cubrir nuestro evento.
La convocatoria de prensa se debe realizar con suficiente tiempo de antelación, se deben hacer llamadas para confirmar la recepción de la convocatoria y la asistencia de los invitados.
¿Cómo se lleva a cabo una rueda de prensa?
Al organizar una rueda de prensa debemos preguntarnos si nuestra información es relevante y valiosa para que los medios de comunicación nos coloquen en agenda y atiendan nuestro llamado. Si la respuesta es afirmativa debemos seguir las siguientes pautas:
- Definir quiénes serán nuestros voceros y los temas que van a tratar evitando la repetición. Debemos solicitarles a los voceros que cuenten con suficiente tiempo para contestar todas las preguntas de los periodistas
- Preparar de antemano una lista de las posibles preguntas que puedan realizar los periodistas con sus respectivas respuestas
- Los periodistas presentes deben contar con un programa donde se señalen los temas a tratar junto con el nombre completo y el orden de los voceros
- Debemos cuidar la elección de la locación, así como las comodidades para los asistentes. El lugar debe estar limpio, ordenado e iluminado, todo debe estar dispuesto para darle visibilidad a los símbolos de nuestra organización. Lo mínimo es contar con agua y sanitarios, lo ideal es ofrecer bebidas como café y jugo además de refrigerios
Recordemos que los periodistas no trabajan para nosotros y debemos hacer que se sientan cómodos para contar con su asistencia en futuras convocatorias.
