En la actualidad se generan grandes cantidades de información que compiten por la atención del público, es por ello que todas las organizaciones –en esta categoría se incluyen los negocios y los emprendimientos sin importar su tamaño– necesita organizar sus recursos y dedicarle tiempo a la gestión de prensa para presentarse de forma natural a través de los medios de comunicación a su público.
Es un error pensar que la gestión de prensa es una acción exclusiva de las grandes empresas o instituciones, si bien los comunicados y las notas de prensa parecen más adecuados para los grandes actores de los ámbitos sociales o sectores económicos, estos acciones además de las entrevistas y las menciones en medios radiales, audiovisuales, gráficos y digitales son muy beneficiosas para los negocios y emprendimientos sobre todo a nivel local.
Hacer gestión de prensa permite a las organizaciones posicionarse como referentes en sus ámbitos o sectores económicos, comunicando sus valores de forma auténtica al tiempo que sirve de puente de comunicación para aumentar la confianza del público en sus servicios y productos.
En las grandes organizaciones el departamento de relaciones públicas destina un equipo de profesionales especializados que se encarga de la gestión de prensa, en los negocios y los emprendimientos la labor debe ser asumida por una persona que conozca al detalle los valores que la organización quiere transmitir, los procesos y el valor que diferencia los productos y servicios que ofrecen.
Para llevar a cabo la gestión de prensa en tu negocio o emprendimiento de forma eficiente no requieres realizar estudios o adquirir programas especializados, solo requieres planificación, dedicación y creatividad para alcanzar tus objetivos.
Pasos para hacer la gestión de prensa de tu negocio o emprendimiento.
El tiempo y esfuerzo que vas a invertir en la gestión de prensa de tu negocio o emprendimiento debe ser empleado en las tareas adecuadas para tener éxito, los siguientes pasos resumen de manera sencilla el método aplicado por los departamentos de relaciones públicas, sirven de guía y van a simplificar nuestro trabajo.
Paso 1: reúne la información
Antes de hablar al público a través de los medios de comunicación es importante tener muy claro qué queremos comunicar: se trata de un nuevo producto, un evento o una nueva oficina, tener claro lo que queremos decir es primordial para hacer una gestión de prensa exitosa.
Una vez que tenemos la información –características o novedades del producto, lugar, fecha y objetivo del evento, etc. – debemos asumir nuestro papel de voceros y buscar el valor noticioso de nuestra información, seleccionar el momento donde pueda ser atractiva para los periodistas o los responsables de los medios, la pregunta clave es: ¿Por qué mi información es noticia?
Para ser noticia la información que voy a comunicar debe cumplir con los siguientes requisitos: ser de interés general, actual –puede realizarse antes o después del evento o lanzamiento, pero sin dejar que pase mucho tiempo para que no pierda vigencia– veraz, si adicionalmente nuestra información comunica una novedad o innovación en nuestro sector pues resulta aún más interesante.
El énfasis en producir información noticiosa responde a la necesidad de atraer a los medios audiovisuales, radiales, gráficos y digitales, recordemos que el espacio que se busca en la gestión de prensa es gratuito y el primer paso para obtenerlo es persuadir a los medios y hacerles ver el valor de nuestra información para su público.
En este punto es vital saber vender nuestra información y presentarla en un formato no solo atractivo sino también útil para el medio que nos cede el espacio, en el caso de los comunicados y las notas de prensa para los medios gráficos y digitales existen técnicas y modelos a seguir para ejecutarlas.
Paso 2: planifica en función de tu público objetivo
No todos los públicos consumen información en todos los medios de comunicación.
Para ejecutar adecuadamente este paso debemos conocer con anterioridad quien es nuestro público objetivo, cuáles son sus intereses, cómo consume, a través de qué medios se informa, etc. Con esto en mente podremos elegir adecuadamente los canales de comunicación que debemos usar para llevarles nuestro mensaje.
Una vez elegidos los medios donde se encuentre nuestro público y para los que nuestra información pueda ser atractiva debemos crear un plan de medios que contenga la información de contacto de los responsables y las acciones que hemos realizado. Las acciones necesarias van a depender del tipo de negocio y los objetivos que no hemos planteado, algunos ejemplos son: se ha llamado al periodista, se envió correo electrónico, se espera confirmación de asistencia, pendiente de seguimiento, entre otras.
Paso 3: accionar nuestro plan
Hacer investigación, pensar y planificar acciones buscando los mejores formatos de comunicación para atraer con nuestro mensaje no sirve de nada sin acción, realiza esa llamada, manda ese correo, contacta con los periodistas y responsables de los espacios que has seleccionado.
Preparar una lista con los puntos más importante para armar tu discurso es una herramienta valiosa para tener ideas claras y vender como un profesional tu información sin dejarnos vencer por los nervios.
La práctica es la clave para una gestión de prensa efectiva. Valga recordar que ninguna acción, por más optimizado que tengamos nuestro material y nuestro discurso asegura que nos cedan el espacio, lo importante es no dejarnos amilanar con las negativas y seguir buscando opciones para comunicar nuestro mensaje.
Paso 4: hacer seguimiento y evaluar
La última etapa de la gestión de prensa es el seguimiento de nuestras acciones antes, durante y después de su ejecución –esto incluye pero no se limita a verificar que todas las personas hayan recibido la información, llamar a las personas que no han hecho su confirmación, etc.– y evaluar la efectividad y el alcance de las mismas y las reacciones de nuestro público.
Para no perdernos de nada al momento de evaluar debemos hacer un clipping de medios. En este documento registramos todos los espacios que ganamos con nuestra gestión, estos pueden ser: minutos de difusión, cantidad de artículos donde somos mencionados, número de reseñas de nuestro evento o producto, menciones en redes sociales, entre otros. La idea es poder evaluar cuáles estrategias fueron las más efectivas para replicarlas en el futuro.
